Signature électronique : comment signer un PDF sans l’imprimer ?

Dans un monde où la technologie est aussi avancée, tout peut se faire de manière électronique. Vous devez signer un PDF, mais vous ne savez pas comment faire ? Voici quelques conseils qui vont certainement vous aider. En mode numérique, il est plus facile et plus pratique d’effectuer certaines tâches comme la réalisation de facture, de bons de commande, etc. Les signatures sur un fichier PDF paraissent souvent plus complexes à traiter. Pour vous aider à mieux cerner cette problématique, tenez compte des quelques informations dans cet article.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Certains d’entre nous, méconnaissant le sujet, pensent que la signature électronique est une version numérique de la signature manuscrite. C’est faux ! Il s’agit de plusieurs codes qui permettent d’authentifier l’auteur d’un document. Cette signature n’est pas visible à l’œil nu ! Il existe plusieurs types de signatures numériques notamment celles dites simples, celles qui sont avancées et celles d’un degré de fiabilité plus haut appelées « signatures qualifiées ». Chacune d’entre elles permettent de faire comprendre qu’un document n’a pas été modifié après sa signature.

En France, sa valeur juridique est similaire à celle d’une signature manuscrite mais uniquement s’il s’agit d’une signature électronique dite « avancée ». Celle-ci étant octroyée par une autorité de certification, est totalement fiable. Dans le cas où vous avez opté pour une signature simple, il devient primordial de prouver que le document est assuré. Lors d’un achat immobilier ou même de la souscription d’un assurance vie, la signature électronique est de plus en plus utilisée.

Quelles sont les avantages d’une signature électronique ?

Quelques entreprises trouvent en la signature électronique une option complexe. Pourtant, dans certains cas elle est nécessaire et dans d’autres, plus pratique. Voyons quelques raisons qui poussent des entreprises ainsi que des particuliers à la choisir.

La sécurité qu’elle procure

Grâce a fait qu’elle utilise un procédé cryptographique, la signature numérique est entièrement fiable. Toute modification du dossier après sa signature est facilement détectable, ce qui n’est pas forcément le cas avec une signature manuscrite.

La flexibilité qu’elle apporte

Désormais grâce à son emploi, il n’est plus nécessaire d’effectuer plusieurs dépenses pour obtenir la signature de nos collègues. Un simple clic suffit pour envoyer un document à chaque personne concernée et un clic de leur part suffira parallèlement pour renvoyer le document signé. On y gagne plus de temps et plus de flexibilité !

Les différents coûts et dépenses qu’elle élimine

En utilisant cette option, vous allez visiblement réduire vos dépenses. Vous n’aurez effectivement plus à payer le coût nécessaire pour les impressions, l’envoi manuel des dossiers, etc.

Comment créer sa signature électronique ?

Pour créer une signature électronique fiable, il est nécessaire de créer un certificat de signature électronique. Pour ce faire, vous pouvez consulter les autorités spécialisées en certification.

Ces autorités de certification sont parfaitement fiables puisqu’elles sont reconnues par l’Etat. Le certificat en question sera donc constitué d’informations sur votre identité telles que le nom, prénom, fonction, et entreprise dans laquelle vous exercez cette fonction. Le tarif pour un tel contrat pourrait atteindre 100 €.

Comment réaliser une signature numérique sur un document PDF ?

L’émetteur des documents doit vous envoyer une invitation à signer un pdf. Vous recevrez par conséquent une notification constituée d’un lien qui vous dirigera vers le formulaire à signer.

Vous devez donc cliquer sur le lien, visionner le document, et utiliser un outil de signature comme PDFelement, Soda PDF ou autres.

Utiliser Soda PDF

Parmi les applications utilisées pour définir une signature numérique, vous avez Soda PDF. Son utilisation est plutôt facile. Il vous suffit en effet de cliquer sur l’option « signer le document » puis de choisir l’image que vous désirez intégrer si vous en avez créés plusieurs. Cette option se trouve sous le menu déroulant « Apparence » du logiciel.

En cliquant ensuite sur « Raison », vous aurez la possibilité de noter la raison de votre signature. Par la suite, vous aurez à cliquer sur « Certificat » et choisir entre activer ou désactiver la marque de l’horodatage. Pour terminer, vous n’aurez plus qu’à cliquer sur « signer ».

Employer PDFelement

PDFelement est un logiciel qui permet d’intégrer une signature aux dossiers PDF. Comme dans le cas de la plupart des applications, vous devez la télécharger. Ouvrez PDFelement puis importez-y votre document à signer.

Le logiciel comprend un onglet nommé « protection » puis une option « signer le document ». Il ne vous restera plus qu’à choisir l’emplacement qui vous convient le mieux et enregistrer le dossier signé dans votre ordinateur ou Smartphone.